経費精算をクラウドにすると、どこがラクになる？ 3者それぞれの手間から考える

経費精算をクラウドにしたい、というご相談はよくいただきます。ただ「何がどうラクになるのか」を整理しないまま製品を比べると、機能一覧を眺めて終わってしまいがちです。

経費精算の手間は、申請する人・承認する人・経理の3か所に分かれています。自社ではどこが一番つらいのかを先に決めると、見るべき機能がはっきりします。

手間は、3か所に分かれている

申請する人 領収書をのりで台紙に貼り、日付と金額と用途を1件ずつ入力します。交通費なら経路を調べて運賃を確認します。出張が多い人ほど、月末にまとめてやることになります。

承認する人 紙で回ってくると、席にいないと止まります。金額や内容によって誰の承認が必要かを判断し、押印して次へ回します。

経理 申請内容をチェックし、会計ソフトへ入力し、振込データを作り、領収書をファイリングして保管します。締め日の前に作業が集中します。

クラウドにすると、どこが自動になるか

申請 — 撮って出すだけになる

freee経費精算は、スマホで領収書を撮影・アップロードすると、日付・金額・適格番号・経費科目・タグ・申請経路・タイトルまでAIが自動で推測して申請書を作成します（まほう経費精算）。スマホアプリやLINEからも申請でき、交通系ICカードの自動連携や代理申請にも対応します。

なお、AIはあくまで申請者を助ける機能で、最終的には申請者本人が内容を確認したうえで申請する仕組みです。AIが勝手に申請・承認することはありません。

マネーフォワード クラウド経費は、OCR入力・オペレーター入力（領収書の自動データ化）・カード明細の自動取得・領収書画像の自動取得に対応します。主要な交通・決済サービスやICカードの取り込みにも対応するため、法人カードを使っている会社では入力そのものが減ります。

承認 — スマホで完結し、経路も自動で分かれる

freee経費精算はスマホで承認が完了し、金額や役職に応じた承認経路の自動分岐、証憑の重複自動チェック、Slack通知に対応します。稟議や出張などの各種申請（ワークフロー）も料金内に含まれます。

マネーフォワード クラウド経費は、柔軟な承認ルート・代理承認・領収書の一括確認に対応します。加えてエラーアラート・重複アラート（日付と金額が同じ申請を検知）・修正ログ（承認時の修正履歴を自動表示しチャット通知）があり、誤申請や不正を見つけやすくなります。

経理 — 仕訳と振込がつながる

freee経費精算は、承認後に「取引を登録」のワンクリックで仕訳まで完結します。マネーフォワード クラウド経費は振込API機能でFBデータをネットバンキングに自動連携し、ワンクリックで振込ができます。

紙の領収書をファイリングして保管する作業も、電子保存に切り替えれば減らせます。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応

経費精算は、受け取る側の書類を扱う業務なので、この2つの法対応が直接関わってきます。

freee経費精算は、インボイスの税区分・適格番号を自動で処理し、証憑の重複も自動でチェックします。マネーフォワード クラウド経費は、スキャナ保存の要件に最適化し、プランに応じてタイムスタンプを付与します。インボイス制度では適格請求書発行事業者登録番号の読み取りや、国税庁データベース連携でのチェック、特例経費科目の自動判定に対応します。

手作業でやると神経を使うところなので、ここが自動化される効果は、件数が多い会社ほど大きくなります。

会計ソフトを変えなくても、始められる

「経費精算だけを変えたいが、会計ソフトごと入れ替えになるのでは」というご心配をいただくことがあります。

freee経費精算は freee会計とは別契約の単体製品で、他社の会計ソフトを使っていても導入できます。freee会計を使っている場合は、承認後にワンクリックで仕訳まで連携できます。

つまり、経費精算だけを先に始めて、あとから会計を検討するという順番が取れます。

料金の考え方 — 2つのタイプがある

基本料金＋人数分で積み上がるタイプ freee経費精算は「基本料金（年額）＋ID料金（利用人数分の月額単価）」という体系です。基本料金は年払で年額90,000円（月額換算7,500円）、ID料金は1IDあたり月額550〜650円（いずれも税抜）で、年払は人数に応じて割引になります。月払の場合、ID料金は申請・承認を行ったIDのみが課金対象です。

まとめてのプランに含まれるタイプ マネーフォワード クラウド経費は、会計・請求書・給与などを含む統合プランに含まれます（法人向けは ひとり法人 年額29,760円／スモールビジネス 年額53,760円／ビジネス 年額77,760円・いずれも税抜）。ビジネスプランでは経費は基本5名まで含まれ、6名以上は1名につき月額500円が加算されます。

いずれも参考価格（税抜）です。正式な金額はお見積りでご案内します。料金の考え方そのものは「クラウドSaaSの料金の考え方」で整理しています。

始めるまでの期間の目安

freee経費精算は、最短2日ほどで利用を開始できます。ただし、承認経路や経費科目をきちんと設計する初期設定は、企業規模により2〜3か月ほどかかることがあります。

• どの経費科目を使うか（今の運用に合わせて整理する）
• 金額や役職で承認経路をどう分けるか
• 法人カードや交通系ICカードを連携するか
• 電子保存に切り替える範囲をどこまでにするか

このあたりは、現在の運用ルールを持ち込んでご相談いただくのがいちばん早く決まります。ITPOINTは設定の代行から定着までお手伝いします。

まとめ

• 経費精算の手間は、申請する人・承認する人・経理の3か所に分かれている
• 自社でどこが一番つらいかを決めると、見るべき機能がはっきりする
• インボイス・電子帳簿保存法への対応は、件数が多いほど自動化の効果が大きい
• 会計ソフトを変えずに、経費精算だけ始めることもできる
• 料金は「基本料金＋人数分」の型と「まとめてのプランに含まれる」型の2タイプ

ITPOINTは freee・マネーフォワード クラウドの経費精算をいずれも正規に取り扱っています。人数・申請件数・いま使っている会計ソフトをお伺いして、中立にご提案します。

料金や機能を並べて確かめたい方は経費精算の比較・選び方へ、自社に合う組み合わせと概算をその場で知りたい方はかんたんSaaS診断（選択式・約1分）をお試しください。請求書の電子化とあわせて検討される場合は「クラウド請求書とは？」もご覧ください。まずは無料相談からお気軽にどうぞ。