クラウド請求書とは？ Excel・紙との違いと、選ぶときに見るところ

クラウド請求書とは、請求書の作成から送付・保存・入金の確認までを、インターネット上のサービスで行う仕組みのことです。Excelのファイルを自分のパソコンで管理するのではなく、作った請求書がそのままサービス上に残り、送付も保存もそこで完結する点が違います。

言葉としては新しくありませんが、インボイス制度と電子帳簿保存法をきっかけに「そろそろExcelと紙をやめようか」と検討される会社が増えています。

Excel・紙のときと、どこが変わるか

Excelや紙で運用していると、請求書はいくつもの作業に分かれています。

1. 前月のファイルをコピーして、日付と内容を書き換える
2. PDFに変換して、メールに添付する。または印刷する
3. 印刷したものに押印し、封筒に入れ、切手を貼って投函する
4. 控えをフォルダやファイルに保存する
5. 入金があったかどうかを、通帳や会計ソフトと突き合わせる

クラウド請求書では、この流れが1か所にまとまります。フォームに入力して作成し、そのままメールで送るか郵送を代行してもらい、控えは自動的に残り、会計と連携すれば売掛金の仕訳まで作られます。

とくに効きやすいのは、次のような場合です。

• 毎月ほぼ同じ内容の請求書を、何社にも出している
• 印刷・封入・郵送の作業が、担当者の時間を取っている
• 発行した請求書の控えが、フォルダやメールに散らばっている
• 入金の確認と、会計ソフトへの入力を二度手間でやっている

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応

いま検討される理由として多いのが、この2つです。

適格請求書（インボイス）の発行では、登録番号や税率ごとの区分といった記載事項が必要になります。電子帳簿保存法では、メールなどで電子的にやり取りした請求書は、電子データのまま保存することが求められます。

Excelと紙のままでも対応は不可能ではありませんが、様式を毎回確認し、保存の仕方も自分たちでルール化する必要があります。クラウド請求書は、この部分がサービス側で用意されています。

freee請求書は、適格請求書の発行や電子帳簿保存法に標準で対応します（無料プランを含みます）。40種類以上のテンプレートと自由レイアウトに対応しているため、いま使っているフォーマットを再現したまま電子化できる点も、切り替えのハードルを下げてくれます。

マネーフォワード クラウド請求書は、見積書・請求書・納品書・領収書をWeb上で作成でき、1つの見積書データから「見積書→納品書→請求書→領収書」へ変換できます。クラウド会計と連携すると、請求書の送付で売掛金の仕訳が自動作成され、入金時の消込処理でステータスが入金済に連動します。

郵送は、やめることも・任せることもできる

「取引先が紙の請求書でないと受け取ってくれない」という事情は、実際によくあります。この場合も、自社で印刷・封入・投函をやめる方法があります。

• freee請求書 — 取引先ごとにメール送信と郵送代行を選べます（一括発行は有料プラン）
• マネーフォワード クラウド請求書 — 代理郵送に対応し、宛名書き・押印・印刷・封筒・切手・郵送をおまかせできます。郵送ボタンのワンクリックで印刷から発送まで代行し、発送ステータスも確認できます

紙で送ること自体は変えずに、作業だけを手放すという選択ができます。

料金の考え方 — 2つのタイプがある

請求書サービスの料金は、大きく2つのタイプに分かれます。

請求書単体で契約するタイプ freee請求書は、基本機能が無料で、freee会計のアカウントがなくても単独で利用できます（無料プランは個別発行に対応・利用人数1〜3人）。有料プランはスタンダードが年額23,760円、アドバンスが年額120,000円（いずれも税抜・初期費用0円）で、有料プランは基本料金に加えて送信料金（4,750円/月〜）がかかります。発行上限は年600件〜で、超える場合の料金はお見積りでのご案内となります。

まとめてのプランに含まれるタイプ マネーフォワード クラウド請求書は、会計・経費・給与などを含む統合プランに含まれます（法人向けは ひとり法人 年額29,760円／スモールビジネス 年額53,760円／ビジネス 年額77,760円・いずれも税抜）。ビジネスプランでは会計・請求書は基本3名まで含まれ、4名以上は1名につき月額300円が加算されます。郵送依頼などは別途の従量・オプションです。

いずれも参考価格（税抜）です。正式な金額はお見積りでご案内します。請求書だけを電子化したいのか、会計まで含めて整えたいのかで、向いているタイプが変わります。料金の考え方そのものは「クラウドSaaSの料金の考え方」で整理しています。

発行件数が増えてきたときは

請求書の発行件数が多くなり、販売管理システムからの転記が負担になってきた場合、マネーフォワードには上位サービスの クラウド請求書Plus が用意されています。CRM・販売管理システムと連携して、受注データから請求書を一括発行できるもので、料金は統合プランとは別になります。

ITPOINTでのお取り扱いについて — ITPOINTではPlusプランの提案は行っておらず、ビジネスプランまでのご提案となります。マネーフォワード クラウドは統合プラン（ひとり法人／スモールビジネス／ビジネス）の範囲でご案内しています。

「毎月の発行が数十件までなら通常版、そこから先は上位版」というより、転記や発行漏れが実際に負担になっているかで判断されるのが現実的です。まずは発行件数と運用の実情をお伺いして、ご案内できる範囲でご提案します。

まとめ

• クラウド請求書は、作成・送付・保存・入金確認が1か所にまとまる仕組み
• インボイス制度・電子帳簿保存法への対応がサービス側で用意されている
• 紙で送ること自体は変えずに、印刷・封入・郵送の作業だけ手放せる
• 料金は「請求書単体で契約する型」と「まとめてのプランに含まれる型」の2タイプ

ITPOINTは freee・マネーフォワード クラウドの請求書サービスをいずれも正規に取り扱っています。いまお使いのフォーマットや発行件数、会計ソフトの状況をお伺いして、どちらが合うかを中立にご提案します。

料金や機能を並べて確かめたい方は請求書発行の比較・選び方へ、自社に合う組み合わせと概算をその場で知りたい方はかんたんSaaS診断（選択式・約1分）をお試しください。会計ソフトの見直しとあわせて検討される場合は「freeeとマネーフォワード クラウド、自社に合うのはどっち？」もご覧ください。まずは無料相談からお気軽にどうぞ。